Kierowcy zatrudnieni w naszej spółce w rozliczeniu delegacji przedstawiają paragony na potwierdzenie dokonanych wydatków (zazwyczaj nie zawierają one danych dotyczących naszej firmy). Czy mogą one stanowić podstawę do ujmowania wydatków w kosztach?

Kierowcy zatrudnieni w naszej spółce, którzy wyjeżdżają w delegacje zagraniczne samochodami służbowymi, często w rozliczeniu delegacji przedstawiają jedynie paragony na potwierdzenie dokonanych wydatków: paliwo, opłaty tranzytowe - przekazy, opłaty za korzystanie z parkingów i autostrad a także czasem za nocleg. Na odwrocie paragonu dokonują adnotacji, czego on dotyczy. Zazwyczaj jednak paragony te nie zawierają żadnych danych dotyczących naszej firmy (nie licząc opisu dokonanego przez wydatkującego na odwrocie paragonu). Sporadycznie zdarza się, iż paragony zawierają bardzo skrótową, często zniekształconą nazwę firmy.

Czy takie dokumenty mogą stanowić podstawę do ujmowania ich w kosztach bilansowych i podatkowych?

Jeżeli nie, to jakich formalności należy dopełnić? Czy podmioty za granicą mają prawo odmówić wystawienia dokumentu zawierającego dane nabywcy?