Kiedy wydatki związane z delegacją mogą być kosztem pracodawcy?

Jesteśmy spółką z o.o. świadczącą usługi transportowe towarów poza granicami kraju. Rozliczenie delegacji dokonuje zewnętrzna firma, która rozlicza wyłącznie przysługujące kierowcy diety. Pracownik po powrocie z zagranicznej podróży służbowej przedstawia wydatki w euro, które płacone są firmową kartą przedpłaconą euro oraz wydatki w złotych, które pracownikowi są zwracana bezpośrednio na jego konto. Wydatki te stanowią załącznik pod rozliczenie delegacji i przeliczone są po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego rozliczenie delegacji. W związku z brakiem płynności w firmie diety pracownikowi są wypłacane z opóźnieniem bądź w ratach natomiast koszty związane z delegacją są rozliczane z pracownikiem na bieżąco.

W którym momencie możemy w takiej sytuacji diety oraz koszty związane z działalnością zaliczyć w koszty podatkowe?

Czy aby te wydatki mogły być kosztem podatkowym należy je w całości wypłacić, tj. diety łącznie z kosztami?

Kiedy różnice kursowe od płaconych wydatków kartą przedpłacaną euro w takiej sytuacji stanowią koszty bądź przychód podatkowy?