Kiedy świadczenia kafeteryjne są przychodem pracownika?

Spółka jest pracodawcą, zatrudniającym ponad 100 osób w oparciu o umowe o pracę. Spółka tworzy ZFSS. Spółka zawarła umowę z dostawca platformy benefitowej - kafeterii, gdzie pracownicy mogą, z przyznanych im przez pracodawcę środków, nabywać bony i vouchery jednego i wielorakiego przeznaczenia (8a i 8b VAT). Spółka dokonuje comiesięcznych zasileń (przypisania do poszczególnych pracowników kwot) budżetów pracowników kwotą od 100 do 250 zł, w zależności od sytuacji życiowej itp. finansując je z ZFSS. Ponadto, spółka każdemu pracownikowi przyznaje ze środków obrotowych 2x w roku premie świąteczną po 1000 zł (kwiecień i grudzień). Użytkownicy korzystają z tych środków w dowolnym wybranych przez siebie momencie, przy czym, jeśli pracownik nie wykorzysta tych środków do dnia zakończenia stosunku pracy, środki przepadają (w rozliczeniach z dostawca platformy wracają do pracodawcy).

W którym miesiącu, przyznania środków, czy ich wymiany przez pracownika na bony, pracodawca powinien opodatkować i oskładkować zarówno zasilenia miesięczne, jak i premiowe?

Czy pracodawca naliczając składki i zaliczkę PIT może zastosować zwolnienia, a jeśli tak, to w jakiej części i do jakiego limitu?