Jakie muszą być spełnione warunki aby dokonać odliczenia podatku?

Pracownicy budowlani otrzymują od naszej firmy zaliczkę 500 zł na drobne zakupy materiałów budowlanych. Pracownicy rozliczają się z tych zakupów/zaliczki na formularzu "rozliczenie zaliczki" i podpinają pod ten formularz faktury zapłacone gotówką. Obecnie nasza spółka na każdej takiej fakturze wbija pieczątkę "wpływało" i wpisuje datę kiedy formularz wraz z fakturami wpłynęły do siedziby firmy mimo, iż pracownicy odebrali te faktury od dostawców w dniu zakupu. Dodam, że pracownicy nie posiadają żadnego upoważnienia do odbioru faktur, dlatego nasza spółka za dzień faktycznego wpływu faktury uznała dzień kiedy faktura wpływa do siedziby firmy i została dostarczone osobie upoważnionej do tego a naszego pracownika budowlanego traktujemy bardziej jako osobę pośredniczącą jak np. listonosza czy kuriera.

Czy takie postępowanie jest prawidłowe?