Jakie kroki prawne można podjąć aby wyegzekwować od byłego pracownika usunięcie adresu e-mail z nazwą byłego pracodawcy?

W październiku br. rozwiązano umowę o pracę z jednym z naszych pracowników (za porozumieniem stron). W listopadzie br. osoba ta prywatnie złożyła wniosek o dofinansowanie do jednej z instytucji wskazując w danych kontaktowych dawny służbowy adres e-mail (e-mail składał się z pierwszej litery imienia, nazwiska oraz skróconej nazwy naszej jednostki). Informację tą nasza jednostka otrzymała z uwagi na braki formalne stwierdzone we wniosku, o których instytucja poinformowała drogą e-mail naszego dawnego pracownika na nieaktualny adres e-mail. Po dezaktywacji przez obsługę informatyczną ww. adresu e-mail, były pracownik naszej jednostki dokonał aktualizacji złożonego wniosku poprzez zmianę adresu e-mail. Nowo założona skrzynka e-mail zawiera pełne imię naszego dawnego pracownika, nazwisko oraz skróconą nazwę naszej jednostki.

Proszę o podpowiedź jakie kroki formalno-prawne można podjąć, aby wyegzekwować od tej osoby usunięcie adresu e-mail z nazwą naszej jednostki oraz jakie konsekwencje prawne może ponieść osoba "podszywająca" się pod naszą jednostkę?