Jakie formalności związane są z zastosowaniem kary porządkowej?

Chcieliśmy ukarać pracownika karą nagany. Zawiadomienie zostało sporządzone z datą przed możliwością wysłuchania pracownika tj. z datą pierwszego dnia zwolnienia lekarskiego o czym jeszcze nie wiedzieliśmy. Chcieliśmy go wysłuchać, ale w tym dniu rano pracownik się podpisał i wyszedł po czym poinformował nas o zwolnieniu lekarskim tzn. ponieważ pracownik poszedł na zwolnienie lekarskie nie zdążyliśmy go wysłuchać, czy data sporządzenia pisma o ukaraniu może być wcześniejsza tzn. przed wysłuchaniem ponieważ pracownik poszedł na zwolnienie lekarskie. Po powrocie ze zwolnienia lekarskiego pracownik został wysłuchany, pracodawca jednak postanowił go ukarać i wręczyliśmy mu zawiadomienia o ukaraniu po uprzednim wysłuchaniu, ale samo zawiadomienia jest z datą wcześniejszą tj. z datą pierwszego dnia zwolnienia lekarskiego.