Jakie dokumenty są niezbędne, by dokonać zwrotu poniesionych kosztów?

Jesteśmy spółka z o.o. ze 100% udziałem Gminy. Posiadamy Radę nadzorczą.Zamieszkują w oddalonych miejscowościach od siedziby spółki o około 230 km. Czy należy im się zwrot kosztów podróży i dieta . Czy musi wynikać to z jakiegoś dokumentu Wspólnika czy też Rady Nadzorczej w jaki sposób następujje zwrot kosztów podróży. Jakie dokumenty są niezbędne by dokonać zwrotu poniesionych kosztów. Czy jeśli byłby to samochód prywatny to czy zwrot kosztów odbywa się na podstawie kilometrówki i czy musi być ewidencja przebiegu pojazdu. Czy zwrot kosztów podlega zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych i składek ZUS?