Jakich formalności powinna dopełnić spółka przed uruchomieniem systemu informatycznego umożliwiającego zalogowanie się do wirtualnego konta pracownika?

Spółka z o.o. korzysta z zewnętrznej obsługi kadrowo-płacowej. Obecnie wdraża dla pracowników spółki rozwiązanie informatyczne umożliwiające logowanie się przez dedykowaną stronę www do tzw. konta pracownika. Dane dostępne w panelu to: limit urlopowy, ewidencja urlopów, paski wynagrodzeń, PIT-11, zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, druki pracownicze, plan i czas pracy. Pracownik, aby się zalogować otrzyma od biura rachunkowego login i hasło dostępu do swojego konta.

Jakich formalności kadrowych, organizacyjnych powinna dopełnić spółka przed uruchomieniem niniejszego rozwiązania?