Jaki dowód będzie podstawą do zaksięgowania w księgach obciążenia pracownika za uszkodzenie bramy?

Pracownik uszkodził bramę wjazdową do zakładu. Otrzymał pismo, w którym szpital informuje, iż został on obciążony kwotą do zapłaty za uszkodzenie.

Jaki dowód będzie podstawą do zaksięgowania w księgach? Czy może to być pismo skierowane do pracownika czy należy wystawić inny dokument?