Jaką formę powinna mieć odmowa wydania zaświadczenia potwierdzającą przekształcenie działki?

Na szkoleniu uzyskaliśmy informację, że nie podlega przekształceniu nieruchomość, na której znajduje się tylko niewielki fragment budynku, usadowionego na działce "matce" podlegającej przekształceniu. Na tzw. "podwórku". Nieruchomość tylko częściowo zajęta pod budynek mieszkalny nie może być uznana za zabudowaną budynkiem mieszkalnym. W naszym przypadku bramy i wiatrołapy budynku mieszkalnego przekraczają granice działki "matki" i wchodzą na "podwórko". Otrzymaliśmy wniosek, w którym zainteresowani, wnoszą o wydanie zaświadczenia potwierdzającego przekształcenie działki będącej działką niemieszkalną "podwórkiem", z racji tego iż usadowione są na nich bramy i wiatrołapy.

Jakim dokumentem odmówić? Decyzją? Jaka podstawa?