Jaką dokumentację należy zgromadzić aby rozpoznać koszt bilansowy z tytułu zużycia paliwa do samochodów prywatnych współpracowników spółki, których tankowanie odbywa się przy pomocy kart paliwowych należących do spółki?

Spółka z o.o. od dnia 1.01.2022 r. rozlicza się bilansowo, profil działalności to handel, podpisała umowy ze zleceniobiorcami oraz B2B agentami sprzedaży, świadczącymi usługę sprzedaży na rzecz spółki, w umowach o współpracy nie wspomina się o korzystaniu z auta prywatnego do celów świadczenia umowy a w trakcie świadczenia tych umów dochodzi do wykorzystania aut prywatnych, których to tankowanie odbywa się przy pomocy kart paliwowych należących do spółki, pod koniec miesiąca spółka otrzymuje fakturę zbiorczą.

Czy aby rozpoznać koszt bilansowy z tytułu zużycia paliwa do powyższych aut, jaką dokumentację należy zgromadzić?

Czy obligatoryjnie musimy spisać umowę pisemną w spółce na używanie tych aut, czy powinny być prowadzone ewidencje przebiegu a może właściciel auta powinien wystawić fakturę lub rachunek?