Jak zaksięgować przelew a jak fakturę, jeżeli dokumentują przedpłatę za hotel?

Wysyłamy pracowników szpitala na sympozjum zagraniczne. Dokonujemy przedpłat za wpisowe bądź hotel na podstawie faxu faktury bądź innych informacji wynikających np. z rezerwacji.

W jaki sposób dokonać księgowań w przypadku przelewu na podstawie innych dokumentów - faktura przywieziona przez uczestników szkolenia w następnym miesiącu (jak zaksięgować przelew a jak fakturę, po jakim kursie dokonać przeliczenia)?