Jak zaksięgować faktury zapłacone kilka miesięcy wcześniej podczas delegacji?

Pracownik w marcu pobrał zaliczkę. Rozliczył się z niej dopiero we wrześniu przedstawiając faktury na zakup oleju napędowego do samochodu ciężarowego wystawione z datą marcową.

Jak mam dokonać księgowania tych faktur? Czy mogę zaksięgować je w kwocie brutto?

Nie mam już prawa do odliczenia VAT, a nie chciałabym składać korekty deklaracji VAT za marzec, bo kwoty są niewielkie.

Jeśli nie mogę ująć ich w kwocie brutto to jak mam zaksięgować nieodliczony podatek VAT?