Jak wyznaczyć osobę odpowiedzialną za dane osobowe?

Jak wyznaczyć osobę odpowiedzialną za dane osobowe i/lub przetwarzanie danych osobowych, gdy dokumenty są dostępne dla trzech osób, tzn. HR Manager prowadzi sprawy kadrowe, pracownik księgowości ma dostęp do danych personalnych bo nalicza płace i posiada klucz do szafy z aktami osobowymi oraz druga osoba działu księgowości, która wspiera naliczanie płac i dokonuje przygotowanie przelewów bankowych z wynagrodzeniem również posiada klucz od szafy z aktami osobowymi. Jakim pismem dokonać / wyznaczyć odpowiedzialność za przetwarzanie danych personalnych?