Jak wykazać fakturę korygującą rozliczającą media?

Spółdzielnia wynajmuje osobom prowadzącym działalność gospodarczą lokale użytkowe. W umowach najmu, w warunkach finansowych określono, że najemca płaci nam czynsz oraz należność za centralne ogrzewanie. Koszty centralnego ogrzewania są ustalane w ten sposób, że co miesiąc najemca wpłaca przedpłatę, a na koniec roku ustalamy faktyczne koszty roczne ogrzewania lokalu (na podstawie faktur dostawcy ciepła) i najemcy wystawiamy fakturę obciążającą na różnicę w przypadku dopłaty, bądź w przypadku nadpłaty wystawiamy fakturę korygującą. Co miesiąc najemcy wystawiamy fakturę, w której jest w odrębnych pozycjach wyszczególniona kwota czynszu oraz przedpłaty za centralne ogrzewanie. Fakturę korygującą (zmniejszającą należność) w związku z rozliczeniem ciepła w przypadku nadpłaty wystawiamy z datą 31.12. każdego roku. Najemca otrzymuje ją w styczniu następnego roku, potwierdzenie odbioru też otrzymujemy w styczniu.

Kiedy ujmować tę fakturę w rejestrze VAT?