Jak ustalić czy elektroniczny dokument księgowy został zatwierdzony?

Zatwierdzenie dokumentu - klient przesyła nam pakiet dokumentów w PDF (kosztowych i zakupowych) - czy umieszczenie dokumentów przez niego na chmurze/przesłane mailem jest jednoznaczne z tym, że je zatwierdził, czy dodatkowo dokumenty te muszą posiadać odręczny podpis zatwierdzenia?

Zatwierdzenie przez biuro rachunkowe - czy numer systemowy nadany wprowadzonemu dokumentowi jest jednoznaczny z zatwierdzeniem tego dokumentu? Myślimy tu o dopisaniu do nazwy przysłanego przez klienta PDF tego numeru lub drukowaniu np. listy pozycji dziennika za dany okres (na takich wydrukach widnieje kto generował raport). Klient nie zawsze ma dostęp do naszego systemu księgowego.

Jeżeli będzie potrzeba zmodyfikowania dokumentu, np doczepienie załącznika - czy można wtedy wymienić dany PDF, czy należy zachowywać dwa?