Jak spółka powinna rozliczyć wręczone nagrody (vouchery) dla uczniów, nauczycieli i szkoły z tytułu udziału w konkursie?

Jesteśmy spółką zajmującą się organizowaniem ogólnopolskiego konkursu dla szkół ponadpodstawowych. Pracujemy na zlecenie firmy X. Wynagrodzenie nasze jest finansowane ze środków Funduszu Współpracy Dwustronnej na poziomie krajowym oraz Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014.

Nasza spółka jako wykonawca zlecenia odpowiada za obsługę administracyjną, finansową i logistyczną konkursu. Naszym zadaniem jest przygotowanie koncepcji, organizacja i przeprowadzenie konkursu, a także wyłonienie laureatów, wręczenie nagród rzeczowych.

Zajmujemy się też promocją wydarzenia. Organizatorem konkursu jest zamawiający - firma X. Wykonawca odpowiada za obsługę administracyjną, finansową i logistyczną konkursu. Celem konkursu jest zaangażowanie młodzieży do poszukiwania wątków polskiej historii, w których pojawia się aspekt norweski lub miejsc ważnych dla Polski i Norwegii.

Konkurs przeznaczony jest dla uczniów II i III klasy polskich szkół ponadpodstawowych dla dzieci i młodzieży położonych w gminach o liczbie mieszkańców do 100 tys. mieszkańców.

Preferowany wiek uczniów: 16-17 lat, uczniowie urodzeni w latach 2001-2002.

Zgodnie z regulaminem konkursu przewidziano nagrody (w tym vouchery - karty podarunkowe na zakup sprzętu sportowego):

I miejsce: Vouchery (700 zł) dla każdego polskiego ucznia będącego członkiem zespołu konkursowego oraz nauczyciela - opiekuna na zakup sprzętu sportowego oraz voucher na zakup sprzętu sportowego (3000 zł) dla szkoły delegującej zwycięski zespół.

Jakie obowiązki spoczywają na naszej spółce odnośnie poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych (przekazanie voucherów) zarówno dla ucznia, jak i dla zwycięskiej szkoły?