Jak spółka powinna podejść do refakturowania kosztów pod kątem VAT związanych ze spotkaniami dotyczącymi projektów całej grupy kapitałowej?

Spółka polska poniosła koszty związane ze spotkaniami dotyczącymi spraw/projektów całej grupy kapitałowej. Zgodnie z wewnętrznymi ustaleniami pomiędzy stronami koszty te powinny być przez polską spółkę refakturowane na centralę ze Szwecji, gdyż dotyczyły projektów wewnętrznych w ramach grupy, które finansuje centrala. Projekty te mają zoptymalizować działanie całej grupy. Przykłady tych kosztów to:

- hotel w Polsce pracowników (kadra zarządcza) ze spółki polskiej i ukraińskiej na spotkaniu grupy marketingowej,

- koszty wizyty Prezesa w Danii na spotkanie grupowe w związku z wdrożeniem nowego systemu informatycznego, koszty te to nocleg, obiad, dieta, bilet lotniczy do Danii.

Jak spółka powinna podejść do refakturowania tych kosztów pod kątem VAT i miejsca świadczenia usług (oba podmioty podatnikami VAT UE)?

Czy należy tu zastosować zasadę odwrotnego obciążenia lub stawkę krajową - w zależności jakie miejsce świadczenia zostanie dla danego pojedynczego kosztu/usługi określone?

Czy w ogóle dochodzi tu do świadczenia usług, które zobowiązuje do określenia miejsca świadczenia usługi?