Jak rozliczyć zwrot dokonany na rzecz studenta, który dokonuje zakupów w imieniu uczelni?

Uczelnia wyższa jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, a także płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych. W ramach prowadzonej działalności, studenci ponoszą na rzecz uczelni wyższej wydatki w zakresie działalności społeczno-kulturalnej, która finansowana jest ze środków uczelni. Wydatki ponoszone są w pierwszej kolejności ze środków prywatnych studenta a następnie student przedkłada dokumenty w uczelni (faktury, rachunki, bilety itp.) które stanowią podstawę zwrotu poniesionych przez niego wydatków.

Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, aby można było uznać wydatki za koszty uzyskania przychodu uczelni, należy je odpowiednio udokumentować.

Czy zatem faktury rachunki opłacone ze środków prywatnych studenta a następnie zwróconych studentowi ze środków uczelni, powinny być wystawione na uczelnie czy studenta?

Czy uczelnia ma obowiązek w celu odpowiedniego udokumentowania poprosić od studenta o załączenie do rachunków potwierdzenia zapłaty przez niego tych rachunków, np. dołączenie potwierdzenia przelewu, dokonania płatności kartą kredytową czy płatniczą?

Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od fizycznych, zwrot kosztów może być zwolniony z podatku dochodowego.

Czy zatem faktury rachunki opłacone ze środków prywatnych studenta, a następnie zwróconych studentowi ze środków uczelni, powinny być wystawione na uczelnie czy studenta?

Czy uczelnia ma obowiązek w celu odpowiedniego udokumentowania poprosić od studenta o załączenie do rachunków potwierdzenia zapłaty przez niego tych rachunków, np. dołączenie potwierdzenia przelewu, dokonania płatności kartą kredytową czy płatniczą, tak aby stwierdzić, że rzeczywiście zostały poniesione przez niego koszty?