Jak rozliczyć podróż służbową osoby współpracującej prowadzącej działalność?

Mamy podpisane umowy o współpracy z osobami prowadzącymi działalność. W ramach współpracy osoby te odbywają podróże służbowe zarówno krajowe jak i zagraniczne. Diety są zwracane na podstawie rozliczenia delegacji, natomiast hotele i bilety lotnicze/kolejowe są rezerwowane i opłacane przez spółkę. Na ten moment diety są wypłacane na rachunki osób współpracujących i korzystają ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b PIT Faktury za hotele i bilety lotnicze są wystawiane na spółkę i są kosztem uzyskania przychodu dla spółki.

Czy taka forma rozliczenia podróży służbowych jest poprawna?

Czy bardziej korzystne byłoby rozwiązanie, że osoba współpracująca będzie powiększać swoją fakturę o kwotę diety, a jednocześnie rozliczenie delegacji będzie kosztem jej działalności?

Czy kwota diety na fakturze przychodowej osoby współpracującej powinna zostać powiększona o kwotę VAT?

Co w sytuacji, gdy np. przekroczony zostanie limit wydatków na nocleg - czy zarząd może wyrazić zgodę na wyższy koszt usługi hotelowej (są to sytuacje losowe, np. gdy wyjazd wypada nagle)?