Jak rozliczyć koszty podróży służbowej, którą pracownik odbył prywatnym samochodem?

W umowie o pracę pracownik ma wpisane miejsce wykonywania region zachodni. W dniu 04.02.2021 r. został przez kierownika wysłany do pracy z Wrocławia do Opola samochodem prywatnym.

Czy mogę pracownikowi zwrócić koszty przejazdu samochodem prywatnym na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów, czy potrzebuję do tego rozliczenia innych dokumentów jak np. polecenie wyjazdu służbowego?