Jak rozliczyć koszty opłat sądowych i pocztowych ponoszonych w imieniu klientów?

Podatniczka prowadzi kancelarię notarialną. W przyszłości, w związku z prowadzoną działalnością w imieniu swoich klientów będzie ponosiła koszty opłat pocztowych, opłat sądowych, które następnie mają być jej zwracane podczas zamknięcia danej sprawy notarialnej. Nie ma możliwości, aby kwota zwrotu poniesionych kosztów była dopisana (zwiększona) do wynagrodzenia zasadniczego - taksy notarialnej, ponieważ podatniczka i tak pobiera maksymalną kwotę swojego wynagrodzenia, która regulowana jest innym aktem prawnym i nie może zostać zwiększona o te dodatkowe opłaty jako usługa kompleksowa.

Czy poprawnym będzie wystawianie not księgowych/obciążeniowych dla klientów oraz prowadzenie dodatkowej ewidencji, z której wynika, że klienci zwracają dokładnie tą kwotę, jaką w ich imieniu poniosła podatniczka?

Rozumiem, że w takiej sytuacji opłaty te nie będą kosztem podatniczki w momencie ich zapłaty, ani przychodem w momencie otrzymania?