Jak rozliczać używanie przez członków zarządu samochodów prywatnych do celów służbowych?

Członkowie zarządu sp. z o.o. mają w umowach o świadczenie usług zarządzania określone, że przysługuje im zwrot kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych do wysokości 600 zł miesięcznie. Dostarczają kadrowej faktury za paliwo i ona im dolicza do przychodu z umowy wartość tych faktur w taki sposób, że wartość faktury jest równa sumie kwoty brutto doliczonego wynagrodzenia oraz narzutom ZUS finansowanym przez pracodawcę (tzn. przychód plus narzuty nie może przekroczyć zarówno wartości dostarczonych faktur jak i limitu 600 zł). Limit 600 zł jest również traktowany jako brutto plus narzuty. Do kosztów podatkowych spółka dolicza powyższe koszty na podstawie list płac sporządzanych do tych wypłat. Członkowie zarządu otrzymują wypłatę w gotówce w wysokości wynikającej z list płac a nie w kwocie odpowiadającej wartości zwrotu. Faktury nie są przynoszone co miesiąc - zdarzają się miesiące, kiedy wartość dostarczanych faktur przekracza limit 600 zł łącznie z narzutami, a są miesiące kiedy nie przekracza tego limitu.

Czy powyższe działanie jest prawidłowe?

Czy nie powinno to być zorganizowane, że faktury powinny być zwracane w ten sposób, że zwracana jest wprost wartość brutto faktur do wysokości 600 zł brutto miesięcznie, a obciążenia publicznoprawne z tego tytułu (podatek oraz składki ZUS) powinny być potrącane z wynagrodzenia podstawowego z tytułu umowy o świadczenie usług zarządzania?

Skoro obecnie limit 600 zł jest traktowany jako brutto plus narzuty to czy nie byłoby lepiej aby go zmniejszyć do np. 500 zł miesięcznie żeby uniknąć zarzutu, że limit z umowy został samowolnie podniesiony, bo najpierw był traktowany jako brutto plus narzuty a obecnie jako brutto?

Do kosztów podatkowych spółka dolicza powyższe koszty na podstawie list płac sporządzanych do tych wypłat.

Czy powyższe działanie jest prawidłowe?

Czy całość tych wypłat może być zaliczona do KUP czy tylko do wysokości nieprzekraczającej limitu 700km x 0,8358 = 585,06?