Jak rozliczać podróże służbowe członka zarządu?

W Spółce z o.o. prezes, nie zatrudniony w spółce, wyjeżdża w delegacje służbowe zagraniczne swoim prywatnym samochodem.

Jak powinnam prawidłowo rozliczyć taka delegacje? Czy tylko naliczyć dietę w zależności od państwa do którego wyjechał, rozliczyć kilometrówkę i faktury za nocleg? Czy wydatki za wyżywienie podlegają rozliczeniu w delegacji?