Jak rozliczać podróż służbową samochodem zastępczym?

Pytanie dotyczy kosztów używania pojazdu w trakcie podróży służbowej. Zgodnie z poleceniem służbowym pracownik odbył podróż służbową samochodem zastępczym, udostępnionym przez serwis. Samochód, którym porusza się zwykle, użytkowany przez spółkę w ramach leasingu, znajduje się w naprawie. Pracownik przedłożył faktury na zakup paliwa sporządzone na spółkę oraz paragony za przejazd autostradą i parking.

Jak należy udokumentować i rozliczyć wydatki związane z używaniem samochodu zastępczego w podróżny służbowej?

Czy w ramach rachunku kosztów podróży pracownik powinien złożyć posiadane faktury i paragony a spółka powinna zwrócić pracownikowi kwotę wynikającą z tych dokumentów i ująć je w księgach?

Czy może w ramach rachunku kosztów podróży należy wyliczyć ryczałt kilometrowy zgodnie z przejechaną ilością kilometrów, pomijając przedłożone faktury i paragony i wypłacić pracownikowi wyłącznie pełną kwotę ryczałtu, jako zwrot wydatków związanych z używaniem samochodu w podróży służbowej i tylko ryczałt kilometrowy ująć w księgach spółki?