Jak rozliczać koszty związane z pobytem pacjentów w ośrodku w związku z przeprowadzaniem badań klinicznych?

Jako firma monitorująca na zlecenie Sponsora prowadzenie badania klinicznego przez niezależnego Badacza nasza spółka zwraca określone w zatwierdzonym przez komisję etyczną protokole badania ryczałtowe koszty związane z pobytem pacjentów w ośrodku, gdzie jest prowadzone badanie (na przykład równowartość 10 euro). Zwrot kosztów dotyczy zapewnienia przez badacza (ośrodek) wyżywienia oraz kosztu dojazdu pacjentom biorącym udział w badaniu. Pacjenci przy okazji wizyt w ośrodku potwierdzają pisemnie na przygotowanym dla nich formularzu fakt wypłacenia im zwrotu wspomnianych kosztów. Formularze są przechowywane przez Badacza jako część dokumentacji badania. W trakcie wizyty monitorującej w ośrodku nasz pracownik potwierdza na specjalnym druku rozliczeniowym podpisanym zarówno przez niego jak i Badacza fakt sprawdzenia zgodności wpisanej na druku listy wypłaconych pacjentom kwot z tytułu zwrotu kosztów ze źródłowymi dokumentami potwierdzającymi dokonanie wypłaty znajdującymi się w dokumentacji badania. W oparciu o ten obustronnie podpisany druk nasza spółka dokonuje przelewu łącznej kwoty dokonanych zwrotów kosztów na konto bankowe Badacza.

Czy takie rozwiązanie rodzi jakiekolwiek ryzyko podatkowe po stronie Badacza, który obawia się, że wpływ środków na jego konto może być uznany za przychód do opodatkowania?

Naszym zdaniem ryzyko takie nie istnieje ponieważ w opisanej sytuacji mamy do czynienia jedynie ze zwrotem już poniesionych kosztów i nie występuje jakiekolwiek przysporzenie po stronie Badacza.