Jak rozliczać koszty w przypadku podpisania ze starostwem porozumienia o finansowaniu inwestycji drogowej?

Mamy ze Starostwem Powiatowym i z Miastem podpisane porozumienie, że będziemy finansować inwestycję drogową, której inwestorem jest starostwo ale na podstawie porozumienia finansującymi jesteśmy po 1/3 My Starostwo i Gmina. I teraz lada dzień mamy wpłacać do starostwa pieniądze jako transze tego współfinansowania. Jest to jakaś tam zaliczka, gdyż jeszcze nie jest rozstrzygnięty przetarg i nie są znane koszty wykonania drogi ale Starostwo chce mieć pieniądze na koncie zanim ogłosi przetarg.

I teraz padło pytanie ze strony starostwa jakim dokumentem taka nasza wpłata powinna być dokumentowana - fakturą, fakturą zaliczkową itp. i czy to powinna być kwota netto czy brutto? Czy to nie będzie tak, że jak starostwo podpisze umowę na budowę to ono jako zlecający roboty budowlane będzie płatnikiem VAT i rozliczającym ten VAT a my będziemy tylko rozliczali z nimi kwotę brutto? Tylko pytanie na podstawie jakich dokumentów? Jaki dokument u nas będzie stanowił dokument kosztowy, że na podstawie takiego a takiego porozumienia my to zaliczymy w koszty?