Jak rozliczać koszty podróży służbowych członka zarządu wyrażone w walucie obcej?

Członek zarządu spółki z o.o. pełniący swoją funkcję w zarządzie na podstawie powołania (nie jest pracownikiem) wykorzystuje do płatności za wydatki służbowe prywatną kartę kredytową – głównie w podróżach służbowych zagranicznych. Rachunki i faktury poniesione zagranicą w celach służbowych są wystawiane w walutach obcych, my spłacamy prezesowi ich równowartość na kartę w PLN (po kursie po jakim bank obsługujący kartę " zdjął" środki z karty).

Jak ujmować (w sensie przeliczania na PLN) w księgach takie wydatki? Co z różnicami w zapłacie - czy będą to różnice kursowe?