Jak rozliczać delegację w kosztach pracodawcy?

Pracodawca wysysała pracownika na delegację, pracownikowi przysługuje dieta. Polecenie wyjazdu służbowego jest wystawiane, po powrocie biuro dokonuje rozliczenia diet. Przełożony podpisuje delegacje, i mamy problem z podpisem pracownika. Pracownicy odpowiedzialni za rozliczenie delegacji nie mogą się doprosić podpisu pracownika jest to z różnych przyczyn.

Czy taka niepodpisana przez pracownika delegacja stanowi koszt?

Czy taka niewypłacona dieta z delegacji jest kosztem w momencie wystawienia delegacji, czy w momencie wypłaty diety z tej delegacji pracownikowi, czy moment zapłaty ma tu jakiekolwiek znaczenie, a jeśli tak to jakie?

Pytam ponieważ przelewamy zbiorczo za klika poleceń wyjazdów służbowych na konto pracownika. Polecenia wyjazdu służbowego dotyczą tylko rozliczania diet ponieważ reszta jest na zbiorczych fakturach. Dodam ze spółka zatrudnia 120 osób, w umowach o prace miejscem wykonywania pracy jest powiat krakowski wszystkie prace poza są pracami w delegacji.