Jak prawidłowo rozliczyć delegację zagraniczną?

Pracownicy firmy wyjeżdżając w delegację zagraniczną otrzymują zaliczki w euro na opłaty za paliwo, opłaty drogowe. Rozliczają się po powrocie w euro zgodnie z przedstawionymi fakturami/kwitami – zwracają zaliczkę w całości, częściowo, albo dostają dopłatę w walucie. Jeżeli zaliczka nie była pobrana a przedstawiono faktury/kwity to pracodawca zwraca wydatki w walucie faktury (zazwyczaj euro).

Firma rozlicza delegacje w tym faktury/kwity na dzień przedstawienia sprawozdania po kursu z dnia poprzedzającego datę rozliczenia, wypłaca diety w walucie polskiej. Firma stosuje zasady:

Czy firma stosuje dobrą zasadę?

Czy nie trzeba rozliczać delegacji według kursu pobranej zaliczki i na ten kurs rozliczać faktury?

Często w tą samą delegację wyjeżdża kilkoro pracowników, z których tylko jeden pobiera zaliczkę.

Pracownik pobrał zaliczkę 200 euro 8 maja 2013 r., sprawozdanie zdał 28 maja 2013 r. (i z tą datą rozliczono delegację według kursu NBP na 27 maja 2013 r.– wypłacono w PLN), zaliczkę w wysokości 200 euro zwrócił 7 czerwca 2013 r.

Jak prawidłowo rozliczyć delegację?