Jak prawidłowo obciążyć pracownika kosztami naprawy samochodu, który uległ wypadkowi podczas podróży służbowej?

W czerwcu pracownik spółki podczas podróży służbowej samochodem służbowym miał wypadek z własnej winy. Za naprawę auta spółka otrzymała fakturę VAT. Spółka odliczyła VAT z faktury w lipcu, czyli w miesiącu wpływu faktury do firmy, kwota netto została zwrócona przez ubezpieczyciela. Dopiero po kilku miesiącach, w październiku zarząd spółki postanowił obciążyć częścią kosztów naprawy samochodu pracownika, który spowodował wypadek - 800 zł. Tak więc 10 października, z wynagrodzeń za wrzesień dział personalny za zgodą tegoż pracownika dokonał potrącenia z wynagrodzenia 400 zł (I rata). II ratę potrąci w następnym miesiącu - w listopadzie.

Czy mamy wystawić fakturę, czy notę na pracownika?

Czy jeżeli fakturę to od razu na całość, czyli na 800 zł, czy w dwóch ratach po 400 zł brutto?

W którym miesiącu powinniśmy wystawić ową fakturę - z datą październikową, czyli w momencie potrącenia, z datą wrześniową, czyli w miesiącu, za który są należne wynagrodzenia, czy może z datą lipcową, czyli w miesiącu faktycznej naprawy?