Jak prawidłowo naliczyć składki ZUS i podatek od wynagrodzeń kierowców z Ukrainy zatrudnionych na zlecenie, którzy otrzymują zaliczki na poczet wynagrodzenia?

Spółka zatrudnia pracowników z Ukrainy, kierowców na podstawie głównie umowy zlecenie ale również na podstawie umowy o pracę Rozliczenie kierowców następuje po okresie kadencji upływającej różnie w okresie 2-3 miesięcy, Za cały okres przebywania na zleceniu spółka wypłaca pracownikowi zaliczki na poczet wypłaconych wynagrodzeń i zwrotu kosztu delegacji/ wypłacanych diet i ryczałtów. Faktyczną kwotę jaką pracownik zarobił z tytułu umowy zlecenia wg faktycznych godzin pracy (z uwzględnieniem pracy w Niemczech, FRANCJI), z uwzględnieniem minimalnego wynagrodzenia spółka otrzymuje z opóźnieniem.

Czy prawidłowo do oskładkowania ZUS i podatku od umowy zlecenia spółka zalicza kwotę wypłaconej zaliczki (według przeliczenia zaliczkowego wg stałej stawki za miesiąc) a resztę zaliczki spółka pozostawia na koncie rozrachunkowym do rozliczenia pracownika w kolejnych okresach – co następuje w momencie faktycznego rozliczenia kierowcy – najczęściej po powrocie i rozliczeniu faktycznym kierowcy (w terminie 3 miesięcy)?

Przy czym rozlicza wykazane podstawy umowy zlecenia za 2 miesiące z doliczeniem różnicy w trzecim miesiącu według faktycznego zarobku w całym okresie rozliczeniowym. Następnie następuje rozliczenie delegacji – które za okres 3 miesięcy wypłacane jest przelewem i gotówką (rozliczenie po rozliczeniu kwot wypłaconych i dopłaty do całkowitego rozliczenia).

Czy prawidłowe/dopuszczalne jest działanie w tej kwestii jak opisano wyżej? Czy można księgować w koszty częściowo wypłacone kwoty zaliczek w poszczególnych miesiącach (na podstawie salda konta rozrachunki z pracownikami do koszty danego miesiąca według miesiąca wypłaty) a dotyczące zaliczek na poczet delegacji nierozliczonej na podstawie PK Rozliczenie delegacji?

Dokument faktycznego rozliczenia jest tworzony po okresie 3 miesięcy (kwota za okres 3 miesięcy).