Jak powinien wyglądać proces księgowy, jeżeli planujemy przekazać na outsourcing digitalizację faktur, czyli doprowadzenie papieru do formy cyfrowej?
PYTANIE
W związku z dużą ilością dokumentów modyfikujemy proces księgowy i proszę o potwierdzenie jego poprawności przy poniższych założeniach: Jesteśmy Biurem Rachunkowym. Planujemy przekazać na outsourcing tylko digitalizację faktur, tj. doprowadzenia papieru do formy cyfrowej widocznej w naszym systemie księgowym. Dla potrzeb poniższego nazwijmy firmę SKAN:
Faktury przychodzą do nas fizycznie i nikt z nimi nic nie robi tylko wkładamy do koszulek i wysyłamy do SKAN.
SKAN na każdą fakturę nakleja kod paskowy unikalny.
SKAN skanuje i robi korektę ręczna, jeśli skan przekłamał kwoty / NIP / nazwy do etapu wejścia tego do systemu księgowego w sposób prawidłowy - dokonuje predekretacji, która przez księgową może być zmieniana.
Kod paskowy ląduje w systemie księgowym jako unikalny identyfikator przywiązany do pozycji w rejestrze i w dzienniku.
Kod paskowy przenosi się na opis dekretu i na wydruk rejestru VAT. Mamy zatem połączenie papieru z księgą, co oszczędza nam dekretowanie i numerowanie zarówno pozycjami dziennika, jak i pozycjami w rejestrze VAT. Jednym słowem nie nanosimy już żadnego numeru na fakturę papierową, tylko ten kod paskowy tam jest.
Kody paskowe są chronologicznie i tak są wkładane do segregatora w firmie SKAN, nie sortujemy i nie układamy dokumentów w ogóle wg dat – wszystko jest po kolei, wg kodów paskowych tak jak było skanowane.
SKAN po zapełnieniu segregatora pakuje to do archiwum i nam przekazuje opisane pudełko, które my przyjmujemy i składujemy u siebie lub wydajemy klientowi. Nawet go nie otwieramy. Faktury w wersji papierowej nie są NIGDY dotykane przez nasze księgowe.
Czy takie rozwiązanie jest poprawne zarówno pod względem ustawy o rachunkowości, jak i ustaw podatkowych (np. VAT czy rozporządzenie o KPIR)?
ODPOWIEDŹ
Pełna treść dostępna po zalogowaniu do LEX