Jak potwierdzić złożenie wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, jeżeli cudzoziemiec nie złożył go osobiście?

Zatrudniamy obywateli Ukrainy, którym legalny pobyt w Polsce kończy się w dniu 24.08.2023 (18 miesięcy od 24.02.2022 r.). Pracownice złożyły dokumenty odnośnie legalizacji pobytu do urzędu wojewódzkiego, wysyłając je pocztą lub przez kancelarię prawną. My, jako pracodawca powinniśmy mieć potwierdzenia złożenia tych dokumentów przez pracownice.

W jakiej formie powinno to być i w jaki sposób pracownice mogą uzyskać to potwierdzenie?