Jak postąpić w przypadku nierozliczenia zaliczki przez pracownika?

Spółka wypłaciła pracownikowi dwie zaliczki w roku 2018. Pracownicy na bieżąco realizują zakupy na rzecz spółki, stąd wypłata zaliczek i zwroty poniesionych kosztów są stałym elementem praktyki w spółce. Jednak jeden z pracowników twierdzi, że przesłał do spółki plik faktur potwierdzających te wydatki, jednak one do spółki nie trafiły. W tej chwili minęło już na tyle dużo czasu, że trudno jest pracownikowi nawet odtworzyć kontrahentów, na których rzecz wydatki te były poczynione, aby zwrócić się o duplikaty faktur.

Czy w takiej sytuacji spółka jest zobligowana do opodatkowania i ozusowania tych zaliczek pracownikowi, czy też kwoty może odpisać jako koszty niepodatkowe (nieudokumentowane) i może odstąpić od naliczania PIT i ZUS dla pracownika z tytułu braku przedłożenia dokumentów rozliczających wypłacone zaliczki?