Jak podatnik powinien udokumentować zwrot kosztów?

Jesteśmy spółką importującą surowiec na nasze potrzeby produkcyjne. Zakupiliśmy surowiec od zagranicznego kontrahenta i ponieśliśmy dodatkowe koszty przeładunku w porcie, rozładunku i badania jakości. Badanie jakości wykazało, że surowiec nie spełnia wymogów i parametrów z kontraktu. Po ustaleniach, surowiec tez będzie przez nas zwrócony do dostawcy, a dostawca zobowiązał się zapłacić (zrekompensować) nam za poniesione przez nas koszty (załadunek, rozładunek, badanie jakości itd.).

W jaki sposób mamy go obciążyć?

Fakturą czy notą obciążeniową?

Jeśli fakturą, to jaką stawką VAT zastosować?