Jak opodatkować VAT otrzymaną przez polską spółkę kwotę zwrotu wydatków od zagranicznego kontrahenta?

Spółka zawarła umowę na świadczenie usług z kontrahentem z kraju UE. Na podstawie umowy, kontrahent zagraniczny jest zobowiązany dokonać na rzecz spółki płatności tytułu zwrotu poniesionych przez podatnika kosztów związanych z podróżami pracowników do kraju kontrahenta. Przedmiotowe koszty obejmować będą przeloty, noclegi w hotelach (a w późniejszym okresie koszty wynajmu mieszkania, które spółka zdecydowała się wynająć, ponieważ było to bardziej opłacalne niż hotele) oraz koszty jazd lokalnych i diet. Zgodnie z umową wysokość kosztów oraz ich zakres zostanie potwierdzony przez strony mailowo lub jako pozycja zamówienia. W jaki sposób należy obciążyć kontrahenta wskazanymi kosztami? Spółka nie jest zarejestrowana do VAT w kraju kontrahenta.