Jak obciążyć najemców opłatami za koszty korespondencji?

Jako firma wynajmująca lokale gminne, wynajmujemy lokale mieszkalne i użytkowe. Obecnie mamy obciążać najemców lokali użytkowych opłatami za koszty korespondencji w przypadku wysyłki na inny adres niż wynikający z umowy najmu. Padła propozycja doliczenia kosztu do czynszu jako opłata dodatkowa związana z najmem lub w formie ryczałtu raz na rok. Dokumenty, tj. przede wszystkim faktury dostarczane są bezpośrednio przez pracowników lub przez Pocztę Polską. Nie posiadamy żadnych pisemnych uregulowań dotyczących sposobu dostarczania korespondencji. W umowie najmu również nie ma informacji o obciążaniu dodatkowymi kosztami z ww. tytułu.

Czy w takim wypadku możemy obciążać najemców lokali użytkowych dodatkowymi kosztami i na jakiej podstawie?

Jaki dokument powinniśmy wystawić, gdyby miało dojść do tego rodzaju obciążenia?