Jak należy udokumentować określony ryczałtowo zwrot kosztów zakupu urządzeń?

Spółka A świadczy usługi dostępu do baz danych na podstawie umów długoterminowych zawartych ze swoimi klientami. Aby spółka mogła świadczyć te usługi, musi przekazać (zwykle jest to sprzedaż) swoim klientom urządzenia, na których ta usługa jest świadczona. Musi także ponosić koszty usług transmisji danych, które zakupuje od usługodawcy X na podstawie podpisanej umowy. O wyborze tego właśnie usługodawcy X przesądza zastrzeżona w umowie opcja dokonywania dofinansowania spółki A przez spółkę X, o ile zostanie spełniony warunek złożenia zamówienia u dostawcy X na uaktywnienie minimalnej ilości nowych jednostek usługowych. Tytułem dofinansowania jest zwrot kosztów zakupu urządzeń określony ryczałtowo, przy czym należy podkreślić, że usługodawca X nie jest dostawcą ani nabywcą tych urządzeń od spółki A (nie jest to naszym zdaniem prowizja od sprzedaży). Zwrot kosztów zakupu nie zobowiązuje spółki A do obniżania ceny sprzedaży tych urządzeń klientom spółki A. W wykorzystaniu dofinansowania decyduje wyłącznie spółka A (wyklucza opodatkowanie dofinansowania jako składnika ceny u sprzedawcy). Spółka A nie zobowiązuje się do żadnego świadczenia na rzecz spółki X, np. polegającym na reklamowaniu usług spółki X, czy rozbudowy jej bazy sprzedaży. Naszym zdaniem dofinansowanie należy udokumentować notą obciążeniową, gdyż nie doszukujemy się podstawy opodatkowania jej podatkiem VAT.