Jak należy rozliczyć koszty obsługi reklamacji?

Firma niemiecka "X" zgłosiła reklamację na dostarczony towar w dniu 07.03.2016 r. (drogą e-mailową), ale dopiero w dniu 12.07.2017 r. firma "X" wystawiła fakturę dla spółki na kwotę 100 EUR za administracyjne koszty obsługi reklamacji (faktura nie dotyczy naprawy towaru - są to tylko koszty raportu i wszelkiej dokumentacji związanej z reklamacją). Do spółki powyższa faktura wpłynęła 17 lipca 2017 r. Zareklamowany towar nie był produktem spółki, tylko innej polskiej firmy zewnętrznej "Y" (spółka zakupiła towar w firmie "Y" i odsprzedała dla firmy niemieckiej "X"). Spółka chce refakturować powyższe koszty reklamacji 100 EUR na producenta towaru firmę "Y".

Do tej pory spółka nie otrzymało faktury z firmy "X" za naprawę towaru, ale prawdopodobnie również zostanie dostarczona (tak wygląda przebieg postępowania reklamacyjnego w firmie X.)

1) Z jaką stawką VAT spółka ma refakturować koszty reklamacji 100 EUR na producenta towaru (firmę Y)?

2) W przypadku naliczenia VAT, czy kwota brutto refaktury powinna wynosić 100 EUR (w tym VAT), czy 100 EUR +VAT?

3) Jaki kurs przeliczeniowy zastosować dla VAT i PDOP?

4) W jakim miesiącu należy ująć tą refakturę w rejestrze VAT?

5) Jak spółka powinna postąpić w przypadku otrzymania z firmy" X" faktury za naprawę reklamacyjnego towaru (koszty naprawy spółka również będzie refakturować na producenta firmę "Y")?