Jak należy refakturować koszty odnowienia licencji oprogramowania na inny oddział firmy?

Nasza firma w związku z korzystaniem z programu kadrowo-księgowego ponosi koszty jego utrzymania, w tym koszty zakupu i odnowienia licencji. Program kadrowy jest wykorzystywany również do świadczenia usług dla oddziału zagranicznej spółki w Polsce pod kątem obsługi kadrowej. Na świadczenie tych usług mamy podpisana z oddziałem umowę, w której jest zawarty zapis, iż poza kosztami wynagrodzenia za świadczone usługi jesteśmy uprawnieni do obciążania oddziału kosztami. m. in licencji za oprogramowanie. Od naszego dostawcy oprogramowania otrzymujemy faktury za odnowienie licencji "z góry" za okres roczny, przy czym licencje te dotyczą także oddziału - nie są one jednak ściśle wyodrębnione i możemy ustalić jedynie procentowo koszt odnowienia licencji dla oddziału.

Jak w tego rodzaju przypadkach refakturować koszty odnowienia licencji na oddział?

Przykładowo mamy fakturę za licencje od dostawcy oprogramowania za okres 31.10.2017-30.10.2018 r. z data wystawienia 11.09.2017 r., data wykonania usługi 31.10.2017 r.

Czy należałoby wystawiać refakturę z góry na oddział z datami takimi jak na fakturze źródłowej od dostawcy oprogramowania?

Kiedy należy rozliczyć VAT należny z tytułu refaktury? Jakie daty sprzedaży wykazać na fakturze?