Jak należy prawidłowo dokumentować czas trwania zajęć indywidualnych?

W toku kontroli analizując dzienniki indywidualnych zajęć i organizacji wczesnego wspomagania stwierdzono brak odnotowania jakiejkolwiek informacji o czasie trwania tych zajęć. Czy jest to obowiązkowe przez organ prowadzący przedszkole niepubliczne? Na tej podstawie nie można stwierdzić, czy realizowano z dzieckiem 4 godziny miesięcznie zajęć i czy dotacja została udzielona należnie. Czy w takim przypadku organ prowadzący może złożyć pisemne wyjaśnienia, w których napisze ile trwały te zajęcia, czy powinno to zostać inaczej załatwione?