Jak należy postąpić w przypadku, gdy organ administracji publicznej jako strona postępowania otrzymał zawiadomienie o wszczęciu postępowania, do którego dołączono dokumenty zawierające dane osobowe, które nie będą potrzebne organowi do toczącego się postępowania?

Organ administracji publicznej otrzymał zgłoszenie od wójta gminy w zakresie wszczęcia postępowania administracyjnego. Do zgłoszenia wójt gminy przesłał potwierdzoną za zgodność z oryginałem kserokopię pisma dyrektora placówki X z załącznikami, którymi są wyniki badań pracownika tej placówki X. Organ prowadzący postępowanie nie potrzebuje tych wyników badań, gdyż nie zajmuje się kwestiami zdrowotnymi mieszkańców gminy/pracowników placówki.

Co należy zrobić z tak przekazanymi wynikami badań laboratoryjnych, czyli szczególną kategorią danych osobowych (kserokopie badań i karta wypisu ze szpitala potwierdzone za zgodność z oryginałem)? Czy organ administracji publicznej powinien odesłać wójtowi te załączniki, czy też powinien usunąć te dane i poinformować wójta o tym fakcie? Czy należy skierować do wójta pismo z zapytaniem, czy posiada on zgodę na przetwarzanie danych osobowych od pracownika placówki X?