Jak należy postąpić w przypadku, gdy faktura za naprawę samochodu używanego przez członka zarządu została wystawiona na spółkę, a jako płatnika wpisano członka zarządu?

Członek zarządu sp. z o. o. przez krótki czas używał samochodu osobowego należącego do spółki, za co policzono mu czynsz najmu. Bezpośrednio po tym okresie okazało się, że rury wydechowe uległy uszkodzeniu mechanicznemu i wymagają naprawy. Członek zarządu zdecydował, że sam opłaci naprawę, nie zamierzał brać za tę usługę faktury i rozliczać się ze spółką. W praktyce jednak okazało się, że serwis na wszystkie swoje usługi wystawia wyłącznie faktury. Do naszego samochodu w programie były przypisane dane spółki, więc automatycznie faktura została wystawiona na spółkę, ale jako płatnika wpisano imiennie członka zarządu. Prezes nie przyjął tej faktury, gdyż nie uznał jej za podstawę uznania kosztu spółki.

Czy jednak faktura powinna być przyjęta i zaksięgowana, a następnie refakturowana na członka zarządu, a płatność zostałaby rozliczona w kompensacie z jego wydatkiem?

Dla celów rachunkowości i CIT spółka nie zakwalifikowałaby tych operacji ani jako przychód, ani jako koszt, rozliczyłaby je na kontach kontrahentów. Jedynie w VAT pojawiłaby się sprzedaż i zakup.

Czy jednak w ogóle zasadne byłoby przyjmowanie takiej faktury przez spółkę, skoro członek zarządu od początku zamierzał dokonać naprawy na własny koszt, a jedynie warsztat tak, a nie inaczej udokumentował transakcję?