Jak najlepiej udokumentować wydatki poniesione przez pracownika w związku z odbywaniem podróży służbowej, aby organy skarbowe ich nie zakwestionowały?

W jaki sposób należy udokumentować poniesione przez pracownika spółki koszty podczas podróży służbowej związanej z działalnością spółki, aby organy skarbowe nie zakwestionowały zaliczenia tychże kosztów do kosztów podatkowych?

Pracownik spółki odbywa delegację, której celem są rozmowy handlowe z potencjalnym kontrahentem. Podróż odbywa prywatnym samochodem za zgodą władz spółki - co jest uwidocznione na formularzu delegacji. Koszt poniesiony przez pracownika to wypłata kilometrówki zgodnie z ewidencją przebiegu pojazdu, która jest dołączona do delegacji oraz faktura VAT za usługę gastronomiczną.

Czy koniecznym jest sporządzenie również notatki ze spotkania (podając w notatce nazwę kontrahenta) aby w ten sposób udokumentować racjonalność poniesionego wydatku z przychodami w świetle przepisów o CIT? Gdzie zakwalifikować koszt na fakturze VAT? Czy jest to koszt "reprezentacji"?