Jak dokumentować zaliczki na czynsz, podatek od nieruchomości, opłatę parkingową?

Rozpoczynamy działalność najmu nieruchomości usługowej. Podpisaliśmy umowę z klientem (relacja B2B), z której wynika, że będzie on opłacał czynsz z tytułu najmu. Dodatkowo będzie płacił zaliczki z tytułu kosztów pozostałych jak czynsz administracyjny, podatek od nieruchomości, opłata za miejsce parkingowe do wspólnoty etc. Oczywiście opłaty te mają być co jakiś czas rozliczane (w kwestii energii etc. najemca jest zobowiązany zawrzeć umowę bezpośrednio z dostawcą).

Czy zaliczki takie powinny być rozliczone w postaci faktury, czy np. not księgowych?

Wspólnota wystawia na nas noty księgowe.