Jak długo po zrealizowaniu usługi można przechowywać dane pracowników firmy zewnętrznej zakładając, iż podobna grupa ludzi może ponownie wykonać usługę w krótkim okresie czasowym?

W ramach zlecenia zdarza się, że firma zewnętrzna (dostawca) wysyła swoich pracowników na teren spółki, aby zrealizować usługę. Dostawca przesyła spółce dane osobowe pracowników m.in. w celu wyrobienia przepustek, ale i w celu udokumentowania, iż mają stosowne uprawnia czy tez ważną zdolność do pracy.

Jak długo po zakończeniu danej usługi można przechowywać dane tychże pracowników (firmy zewnętrznej) zakładając, iż podobna grupa ludzi może ponownie wykonać usługę w krótkim okresie czasowym? Czy wewnętrzne ustalenia - np. że jest to rok czasu, jest podejściem prawidłowym?

Czy w takich sytuacjach powinna być zawierana umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych?