Jak długo firma szkoleniowa musi przechowywać dane związane z przeprowadzonymi dla innych podmiotów szkoleniami BHP?

Firma szkoleniowa świadczy dla innych podmiotów (pracodawców) usługi prowadzenia szkoleń z BHP na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych. Zgodnie z § 5 pkt 6 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (dalej Rozporządzenie), firma ta jest zobowiązana do prowadzenie dokumentacji w postaci programów szkolenia, dzienników zajęć, protokołów przebiegu egzaminów i rejestru wydanych zaświadczeń. Do przechowywania tej dokumentacji firma jest zobligowana również po zakończeniu współpracy, gdyż zgodnie z art. 28 ust. 3 lit. g RODO, podmiot przetwarzający nie usuwa ani nie zwraca powierzonych danych, jeżeli prawo nakazuje przechowywanie danych. Zgodnie z przepisami: - wszyscy pracownicy muszą odbyć szkolenia wstępne (§ 10 i 11 Rozporządzenia); - szkolenia okresowe muszą być przeprowadzane w harmonogramach, wynikających z zajmowanego stanowiska pracy (§ 15 Rozporządzenia); - pracodawca jest zwolniony z przeprowadzania szkoleń pracowników niektórych stanowisk administracyjno-biurowych (art. 237³ § 2² Kodeksu Pracy).

Jak długo firma szkoleniowa musi przechowywać dane związane z przeprowadzonymi szkoleniami? Czy tylko przez okres ważności szkolenia związanego z konkretnym stanowiskiem pracy, czy też przez okres dłuższy (np. wynikający z przedawnienia roszczeń)? Jaki powinien być okres przechowywania dokumentacji ze szkoleń wstępnych dla stanowisk administracyjno-biurowych, dla których nie ma obowiązku przeprowadzania szkoleń okresowych? Czy przez okres trwania zatrudnienia pracownika? W przypadku firmy świadczącej usługi dla innego pracodawcy, po zakończeniu współpracy z nim, firma ta nie będzie jednak miała informacji o momencie zakończeniu pracy poszczególnych pracowników. Jeżeli do okresu przechowywania dokumentacji można wliczyć okres przedawnienia roszczeń, to ile on może wynosić?