Gdzie należy przechowywać wnioski urlopowe?

W związku z nowymi przepisami, które obowiązują od 01.01.2019 r. i mówią, że należy wszystkie dokumenty pracownicze każdego pracownika trzymać oddzielnie, proszę o praktyczne wskazówki gdzie przechowywać wnioski urlopowe. Firma liczy ok. 400 pracowników. Dotychczas wpinaliśmy wnioski wszystkich pracowników do jednego segregatora grupując je miesiącami. W praktyce rodzi to trudności przy ewentualnej kontroli, gdy kontrolujący zażąda dokumentacji dla poszczególnych pracowników.