Czy zwrot kosztów przejazdu i noclegu autorowi piszącemu książkę na zamówienie stanowią koszt uzyskania przychodu?

Chcemy zwrócić koszty przejazdu i nocleg autorowi, który na nasze zamówienie pisze książkę. Informacja o zwrocie tych kosztów nie jest zawarta w umowie, gdyż dopiero teraz okazała się potrzeba osobistej konsultacji.

Czy w związku z tym zwracane koszty w oparciu o przedstawione dokumenty stanowią koszt uzyskania przychodu pomimo, ze ten fakt nie jest określony w umowie i czy dla autora jest to przychód zwolniony z opodatkowania?